Datenschutzerklärung

Die folgenden Hinweise zur Datenverarbeitung und datenschutzrechtlichen Informationen erläutern Ihnen, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir in welcher Weise und zu welchem Zweck verarbeiten, und informieren Sie über Ihre Rechte (Gliederungspunkt A.). Zusätzliche besondere Hinweise zur Datenverarbeitung im Rahmen der Amtstätigkeit unserer Notare finden Sie unter Gliederungspunkt B.

A. Informationen zum Datenschutz

I. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese datenschutzrechtlichen Informationen gelten für die Datenverarbeitung durch uns als verantwortliche Stelle gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO. Wir sind:

Heinemann & Partner Rechtsanwälte – Partnerschaftsgesellschaft mbB

III. Hagen 30

45127 Essen

E-Mail: info(at)raehp.de

Telefon: 0201.1095-6

Fax: 0201.1095-800

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

II. Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist:

Herr René Rautenberg

c/o ER Secure GmbH

In der Knackenau 4

82031 Grünwald

E-Mail: info(at)er-secure.de

Telefon: 089.5529487-0

Für eine unmittelbare Bearbeitung und Beantwortung möchten wir anregen, dass Sie sich in allen Datenschutzanliegen zunächst an uns als verantwortlichen Stelle, vorzugsweise per E-Mail unter info(at)raehp.de, wenden. Natürlich steht es Ihnen aber frei, sich direkt an unseren externen Datenschutzbeauftragten zu richten.

III. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck ihrer Verwendung

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, erheben wir von Ihnen in der Regel personenbezogene Daten. Dabei ist uns Datenschutz sehr wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie untergliedert nach der Art und Weise der Kontaktaufnahme bzw. des Kontaktgrundes über die erhobenen Daten, die Zwecke der Datenerhebung und -verarbeitung sowie die sonstigen damit im Zusammenhang stehenden Aspekte. Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

1. Im Zusammenhang mit unserer Mandatierung und der Mandatsanbahnung

Im Rahmen unserer Mandatierung als Rechtsanwälte und der Mandatsanbahnung erheben wir in der Regel folgende Informationen von Ihnen:

  • Anrede, Vorname, Nachname;
  • eine gültige E-Mail-Adresse;
  • Anschrift;
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk);
  • Faxnummer;
  • soweit erforderlich Bankverbindung sowie
  • Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung der Rechte unserer Mandanten im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

  • um unsere Mandanten identifizieren zu können;
  • um sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
  • zur Korrespondenz mit ihnen;
  • zur Rechnungsstellung sowie
  • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen und der Geltendmachung etwaiger Ansprüche.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Anfrage unserer Mandanten und ist nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Es besteht keine Verpflichtung, uns die vorstehenden personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir weisen darauf hin, dass wir das Mandat jedoch unter Umständen nicht oder nicht angemessen bearbeiten können, wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte in Höhe von 6 Jahren gespeichert und danach gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO z.B. aufgrund von steuer- und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (gemäß Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Geldwäschegesetz oder Strafgesetzbuch) oder für eine künftige Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO sonstige berechtigte Interessen an einer längeren Speicherung vorliegen oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. Berechtigte Interessen zur längeren Speicherung der personenbezogenen Daten können darin bestehen, dass wir sie zu Beweiszwecken für die Dauer der anwendbaren Verjährungsvorschriften (in der Regel zwischen 2 und 30 Jahre) vorhalten müssen. Aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen sind die erforderlichen Daten in aller Regel 10 Jahre aufzubewahren.

Kommt es nicht zur Erteilung eines Mandats, werden die erhobenen Daten schnellstmöglich gelöscht bzw. vernichtet, wenn nicht einer der vorstehenden Gründe zur längeren Speicherung besteht.

2. Beim Besuch unserer Websites

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Externes Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

Wir setzen folgenden Hoster ein:

AMAN Media GmbH
Werner-Heisenberg-Straße 8
85254 Sulzemoos / München

Server-Log-Dateien

Beim Aufrufen unserer Websites www.heinemann-und-partner.de und www.raehp.de sowie www.umweltrecht.legal werden durch den auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.Ä.) zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Websites gesendet. Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

  • IP-Adresse Ihres Rechners;
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage;
  • Name und URL der abgerufenen Datei;
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • Hostname des zugreifenden Rechners, sowie
  • verwendeter Browsertyp und Browserversion sowie das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Websites;
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Websites;
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. Hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Die Löschung erfolgt automatisch, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Websites Cookies ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie im Folgenden.

Cookie-Einwilligung mit Borlabs Cookie

Unsere Website nutzt die Cookie-Consent-Technologie von Borlabs Cookie, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies in Ihrem Browser einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist Borlabs – Benjamin A. Bornschein, Rübenkamp 32, 22305 Hamburg (im Folgenden Borlabs).

Wenn Sie unsere Website betreten, wird ein Borlabs-Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht an den Anbieter von Borlabs Cookie weitergegeben.

Die erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. das Borlabs-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Details zur Datenverarbeitung von Borlabs Cookie finden Sie unter https://de.borlabs.io/kb/welche-daten-speichert-borlabs-cookie/.

Der Einsatz der Borlabs-Cookie-Consent-Technologie erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Cookies

Wir setzen auf unseren Websites www.heinemann-und-partner.de und www.raehp.de sowie www.umweltrecht.legal Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.Ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Websites besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an und enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem jeweiligen Cookie werden Informationen abgelegt, die sich im Zusammenhang mit dem von Ihnen eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Websites bereits besucht haben. Diese werden nach dem Verlassen unserer Websites automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert und danach automatisch gelöscht werden. Besuchen Sie unsere Websites erneut, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen Sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO erforderlich. Sie erleichtern unter anderem die Benutzung unserer Websites durch Sie und kommen damit auch Ihnen zugute. Rückschlüsse auf Ihre Person werden dadurch nicht ermöglicht.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, beim Besuch unserer Websites eine Auswahl zu treffen, welche Cookies Sie zulassen möchten. Die entsprechende Nachfrage erfolgt automatisch beim Erstbesuch unserer Website durch Borlabs Cookie (dazu oben). Wenn Sie auch sog. essenzielle Cookies nicht zulassen möchten und also die entsprechende Einwilligung nicht erteilen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO), können Sie unsere Websites nicht nutzen. Essenzielle Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen und sind für die einwandfreie Funktion der Websites erforderlich.

Google Web Fonts (lokales Hosting)

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Die Google Fonts sind lokal installiert. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt.

Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

3. Bei Anmeldung für unseren Newsletter

Sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse dafür, Ihnen regelmäßig unseren Newsletter zu übersenden. Für den Empfang des Newsletters ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Die zusätzliche Angabe Ihres Vor- und Nachnamens verwenden wir ausschließlich für die Anrede bei Übersendung unseres Newsletters an Sie. Die Angaben sind freiwillig. Ihre Daten werden ausschließlich für den Newsletter und ausschließlich auf der Grundlage ihrer Einwilligung verwendet.

Die Abmeldung (Widerruf Ihrer Einwilligung) ist jederzeit möglich. Hierzu genügt es, wenn Sie Ihren Abmeldewunsch an info(at)raehp.de per E-Mail senden oder sich auf anderem Wege unter den oben angegebenen Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Abmeldung gespeichert und nach der Abmeldung gelöscht. Wir behalten uns vor, E-Mail-Adressen aus unserem Newsletterverteiler nach eigenem Ermessen im Rahmen unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu löschen oder zu sperren. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt von der Abmeldung unberührt.

Ohne Speicherung und Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Vor- und Nachnamens können wir Ihnen unseren Newsletter nicht zusenden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht.

4. Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner (außerhalb von Mandaten)

Wir verwenden Kontakt- und Kommunikationsdaten sowie sonstige relevante personenbezogene Daten von unseren Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern sowie deren Mitarbeitern. Diese Daten verarbeiten wir zur Durchführung der geschäftlichen Beziehung, Kommunikation sowie Kontaktpflege. Die Verarbeitung wird auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO gestützt. Die Verarbeitung ist für die Anbahnung, Erfüllung und Abwicklung des jeweiligen Vertrags, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung) und zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen oder derjenigen eines Dritten erforderlich.

Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die vorgenannten Zwecke notwendig ist. Dabei sind insbesondere die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren sowie die Dauer der anwendbaren Verjährungsvorschriften (in der Regel zwischen 2 und 30 Jahre) zu berücksichtigen.

Ohne die Verarbeitung der Daten können sich Schwierigkeiten bei der Abwicklung von Geschäftsbeziehungen ergeben.

5. An uns gerichtete Bewerbungen / Bewerbungsverfahren

Auch bei Bewerbungen, z.B. als Anwalt (m/w/d), Mitarbeiter (m/w/d), Referendar (m/w/d), Praktikant (m/w/d), und im entsprechenden Bewerbungsverfahren ist uns Datenschutz wichtig.

Wir erhalten die Daten der Bewerber (m/w/d) in der Regel per E-Mail oder per Post durch das Zusenden der Bewerbung an unser Unternehmen sowie im Rahmen des Bewerbungsgesprächs oder aufgrund sonstiger Kontaktaufnahmen im Zuge des Bewerbungsverfahrens. Die Daten werden von uns erhoben und gespeichert, soweit es erforderlich ist, um die Bewerbung zu bearbeiten.

Die Erhebung und Speicherung erfolgt zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person (§ 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO). Sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. 

Unsere Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Art. 22 DSGVO, sodass Art. 22 Abs. 3 DSGVO keine Anwendung findet.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten stammen aus der von Ihnen per Mail oder postalisch zugesandten Bewerbung inklusive der beigefügten Anlagen (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.), dem Bewerbungsgespräch oder sonstigen Kontaktaufnahmen im Zuge des Bewerbungsverfahrens.

Dies können insbesondere folgende Daten bzw. Kategorien von Daten sein:

  • Stammdaten (z.B.: Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, sofern von Ihnen angegeben: u.a. Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. -name, Staatsangehörigkeit, Familienstand),
  • Daten, wie Sie auf unser Stellenangebot aufmerksam geworden sind,
  • Daten über Ihre Schulausbildung, z.B.: Beginn und Ende der Schulausbildung, Art und Ort der Schule, Art des Abschlusses, Noten der letzten Zeugnisse,
  • Daten über die Ausbildung (u.a. Schule, Universität, betriebliche und außerbetriebliche Ausbildungen usw.),
  • Daten über außerberufliche Interessen (Hobbies, Ehrenämter usw.),
  • Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse (z.B. Referenzschreiben, Arbeitszeugnisse, Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen),
  • ggf. Passbild,
  • sonstige Daten, die Sie uns im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses überlassen haben (u.a. Sprachkenntnisse, Auslandsaufenthalte, sonstige Fähigkeiten, Referenzen usw.),
  • Kommunikationsdaten (Inhalte persönlicher, elektronischer, schriftlicher oder telefonischer Kommunikation), etwa aus Rückfragen zu Ihrer Bewerbung,
  • Inhalte des Bewerbungsgesprächs.

Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei dem Besuch unserer Websites verarbeitet. Dies ist für Sie insbesondere dann relevant, wenn Sie sich über uns auf unserer Homepage informieren bzw. informiert haben. Hierzu verweisen wir auf die einschlägigen Informationen in diesen Datenschutzhinweisen oben.

Ihre im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen und gespeicherten Daten werden von uns grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben;
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Personalabteilung/Verwaltungsleitung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten und gegebenenfalls deren Assistenz.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum o.Ä. kommt, werden die Daten weiterhin gespeichert und unter anderem in die Personalakte überführt. Die von Ihnen eingereichten Daten werden dann auf der Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert. Hierzu erhalten Sie ggf. eine gesonderte Datenschutzerklärung zur Datenerhebung und Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis mit uns.

Andernfalls endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber (m/w/d), der Ablehnung eines Stellenangebots oder durch Rücknahme der Bewerbung. Spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses werden die Daten von uns gelöscht/vernichtet bzw. gesperrt, wenn ein Löschen/Vernichten nicht möglich ist. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (etwa für die Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich sein sollten. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z.B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Sollten Sie uns hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung geben Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten über den Zeitraum von sechs Monaten hinaus, um Sie über etwaige künftige Bewerbungsverfahren gezielt zu informieren. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Um erneute Bewerbungen von Bewerbern (m/w/d) herausfiltern zu können, werden Name und Geburtsdatum der Person auch über den Zeitraum von sechs Monaten hinaus verarbeitet und gespeichert. Auch dies dient unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO), Mehrfachbewerbungen zu erkennen.

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Eine Nichtbereitstellung von Daten kann zur Folge haben, dass Sie nicht eingestellt bzw. nicht in den Bewerbungsprozess aufgenommen werden können.

6. Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax außerhalb der oben bereits genannten Zwecke

Wenn Sie uns außerhalb eines konkreten Mandats oder einer sonstigen Geschäftsbeziehung und nicht zum Zwecke der Mandatsanbahnung oder Bewerbung bzw. innerhalb eines laufenden Bewerbungsverfahrens per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage, etc.) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

IV. Weitergabe von Daten an Dritte

Als Rechtsanwälte unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben;
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden insbesondere an Dritte weitergegeben, soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist. Hierzu gehört erforderlichenfalls auch die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie an Gerichte und Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte, weiter an Unterbevollmächtigte, Sachverständige, Behörden und Institutionen, Dienstleister zur Aktenaufbewahrung und -entsorgung, Logistik- und Zustelldienstleister, Informations- und Kommunikationsdienstleister sowie Webhosting-Dienstleister. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Das Anwaltsgeheimnis findet selbstverständlich Beachtung.

Unsere Dienstleister wurden und werden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden Ihre Daten nicht ihrerseits an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicherfristen löschen bzw. vernichten, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben.

V. Betroffenenrechte

Sie haben folgende Rechte:

Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung gemäß Art. 15 DSGVO, Art. 16 DSGVO, Art. 17 DSGVO

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten bzw. verarbeiteten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen. Ferner haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Außerdem haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Daten­übertrag­barkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, eine bereits erteilte Einwilligung in die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211.38424-0, Telefax: 0211.38424-10, E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

VI. Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DER EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info(at)raehp.de oder eine sonstige Kontaktaufnahme zu uns unter den oben angegebenen Kontaktdaten mit dem entsprechenden Begehren.

VII. Datensicherheit

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

Bei Website-Besuchen verwenden wir das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit-Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit-Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf die 128-Bit-v3-Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige und vorsätzliche Manipulationen, teilweisen und vollständigen Verlust, Zerstörung und gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören beispielsweise die Sicherung unserer Räumlichkeiten durch ein Alarmsystem sowie die Unterbringung bestimmter Daten in einem Safe. Unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und hinreichend geschult. Unsere Server sind dem Stand der Technik entsprechend gegen unbefugten Zugriff von außen geschützt.

B. Besondere Informationen zum Datenschutz im Rahmen der Amtstätigkeit unserer Notare

I. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im notariellen Tätigkeitsbereich sind wir, Rechtsanwalt und Notar Dr. Klaus-Peter Lindow, Rechtsanwalt und Notar Dr. Thomas Grube, Rechtsanwalt und Notar Dr. Thomas Ockenfels sowie Rechtsanwältin und Notarin Süreya Kurucu, jeweils mit dem Amtssitz in Essen:

III. Hagen 30

45127 Essen

E-Mail: info(at)raehp.de

Telefon: 0201.1095-6

Fax: 0201.1095-810

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Herr René Rautenberg

c/o ER Secure GmbH

In der Knackenau 4

82031 Grünwald

E-Mail: info(at)er-secure.de

Telefon: 089.5529487-0

Für eine unmittelbare Bearbeitung und Beantwortung möchten wir anregen, dass Sie sich in allen Datenschutzanliegen zunächst an den jeweils verantwortlichen Notar, vorzugsweise per E-Mail unter info(at)raehp.de, wenden. Natürlich steht es Ihnen aber frei, sich direkt an unseren externen Datenschutzbeauftragten zu richten.

II. Welche Daten verarbeiten wir und woher bekommen wir diese Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder durch von Ihnen beauftragte Dritte (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z.B.

  • Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- und/oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

III. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten von uns verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

IV. An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengerichte oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsdatenverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter und die NotarNet GmbH.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

V. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

VI. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach den § 50 Abs. 1, § 51 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenverzeichnis und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre,
  • Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
  • Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c DSGVO aufgrund von steuer- und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und/oder Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach den § 50 Abs. gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

VII. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben folgende Rechte:

Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung gemäß Art. 15 DSGVO, Art. 16 DSGVO, Art. 17 DSGVO

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten bzw. verarbeiteten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen. Ferner haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Außerdem haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Daten­übertrag­barkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, eine bereits erteilte Einwilligung in die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211.38424-0, Telefax: 0211.38424-10, E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

VIII. Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DER EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info(at)raehp.de oder eine sonstige Kontaktaufnahme zu uns unter den oben angegebenen Kontaktdaten mit dem entsprechenden Begehren.

C. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese datenschutzrechtlichen Informationen sind aktuell gültig und haben den Stand November 2022.

Durch die Weiterentwicklung unserer Websites, aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben oder aus sonstigen Gründen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website unter https://heinemann-und-partner.de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.